Avez-vous déjà eu l’impression de perdre de l’énergie dans vos opérations, qu’il semble difficile pour vous ou vos employés de comprendre les tâches qui amènent de la valeur ou de suivre la croissance tellement la demande de vos clients est forte? Ces problématiques sont des scénarios fréquents dans les entreprises n’ayant pas mis en place une structure et des processus officiels. Si vous souhaitez maximiser le potentiel de votre entreprise et simplifier votre style de gestion, lisez cet article. Vous saurez quelles sont les 5 bases d’une structure organisationnelle efficiente.
Quels sont les processus à formaliser ?
La planification stratégique
La base de la planification stratégique est le plan d’affaires. Il est indispensable pour lancer une entreprise, en plus d’être utile à la recherche de financements.
Pour une entreprise en opération, le « business canvas» est une excellente alternative qui peut être réalisée en peu de temps et qui permet de réviser les points essentiels. Quel est le profil de votre clientèle idéale, comment la cibler, comment allez-vous développer les réseaux de contacts, quelle est la mission de votre entreprise et ses valeurs? L’objectif de cet exercice est de poser les bonnes questions, de fixer les bases de votre entreprise et de savoir ce qui la rend unique sur votre marché. Vous donnerez, en quelque sorte, une personnalité à votre entreprise. Vous aurez surtout établi la ligne directrice à suivre de votre planification stratégique, comme il est présenté dans cet article : http://www.wizeba.com/planifierlevierdecroissance/
Il est préférable de faire cet exercice régulièrement, même si votre entreprise existe depuis plusieurs années. L’erreur la plus fréquente est de ne pas faire de planification stratégique, ou encore de ne pas revoir la ligne directrice régulièrement. L’idéal est de fixer des indicateurs afin de savoir si on la respecte et si on doit la réajuster. Les prévisions financières ou la comparaison des objectifs de vente vs les ventes réelles en sont de bons exemples.
Le marketing et les processus de vente
Comment allez-vous attirer vos prospects ou par quels moyens vos représentants vendront vos produits et vos services? Formaliser votre marketing et vos processus de vente revient à déterminer comment vos objectifs seront atteints. Il s’agit de développer les outils nécessaires à votre approche de vente et à la commercialisation de vos produits. Par exemple, les dépliants, le site Web, la boutique en ligne, les promotions, les rapports de ventes et les processus internes. Fixer les processus et cibler les bons outils de vente sera un atout majeur pour la croissance de votre entreprise. Tout sera clair pour vous, vos employés et pour les consommateurs. Votre image de marque sera bien définie et facile à reconnaître. Cela se traduira probablement par de meilleures ventes.
Il est bon de savoir que plus une entreprise est grande, plus les processus de ventes sont segmentés, plus les départements sont séparés et plus la communication est difficile. C’est ce qu’on voit souvent lorsque l’image de marque ne s’agence pas avec la qualité de service, ou encore lorsqu’une grande entreprise offre un excellent service, mais détient un site Web désuet dont l’information diffère de la réalité. Dans de telles situations, l’objectif est de s’assurer que le matériel est constamment à jour et qu’il reflète ce qu’est l’entreprise.
Gestion de ressources humaines
Ce volet est souvent le mal-aimé des petites entreprises. Malheureusement, plusieurs négligent la santé de leur gestion de ressources humaines et vivent des problèmes au quotidien. Il suffirait toutefois d’établir les bases pour faire une différence dans la production de leurs employés et leur bien-être au travail. Pour cette raison et plusieurs autres, formaliser la gestion de ressources humaines est nécessaire, même si vous ne détenez pas un département RH. Par exemple, vous pouvez créer un guide d’intégration, établir les descriptions de tâches, fixer des politiques internes et déterminer les étapes de recrutement. Sachez qu’un employé qui connaît bien son rôle, ses responsabilités, les règles et la mission de son entreprise sera plus engagé et probablement plus productif.
À l’inverse, quand une entreprise fonctionne avec des règles non écrites, elle risque de créer des précédents. Des injustices internes peuvent survenir et créer de la frustration, démotiver les troupes ou pire, engendrer des conflits de travail importants.
La livraison de produits ou services
Il est préférable de formaliser tout ce qui est associé à la prestation de services à la livraison. Mettez sur papier les bases de ce processus interne. Par exemple, réfléchissez à comment seront gérées les plaintes, les garanties applicables et qui sera responsable de la livraison des produits ou du service après-vente? Vous pouvez même étendre ce processus au développement de nouveaux produits, à l’élaboration de nouvelles fonctionnalités, etc. L’objectif est de penser à tout afin d’éviter les mauvaises surprises qui pourraient vous faire perdre des clients. La fidélisation est aussi importante que l’acquisition.
Concrètement, vous pouvez implanter des métriques clefs permettant de mesurer la productivité, telles que le temps de traitement d’un dossier, le système de billetterie des clients et le chargement de statut. Un système de gestion de projets serait l’outil idéal pour formaliser vos processus (Trello, Dapulse, Teamwork, Asana, Wrike).
L’amélioration continue
L’amélioration continue est importante pour votre croissance et compétitivité. Bien qu’elle ne soit pas toujours prise en compte, elle s’avère un outil puissant. Plusieurs entreprises de technologie de l’information l’ont compris et appliquent les méthodes agiles. En bref, il suffit de s’accorder une période pour penser à l’amélioration continue : comment rester compétitif, quelles sont les nouveautés de l’industrie, comment innover? Le pire est de ne rien faire, car lorsqu’une entreprise n’innove pas, elle ne vise pas l’efficacité et se fragilise. Ce concept est d’ailleurs bien expliqué dans cet article : https://wizeba.com/amelioration-continue/lamelioration-continue-et-la-pme.
Formaliser pour mieux performer
Il n’y a pas de secret en affaires. Faites bien les choses, réfléchissez aux processus et officialisez ces 5 aspects; cela aidera grandement votre entreprise. Elle semblera plus efficace, la production sera plus fluide, le processus décisionnel plus simple, la vision plus claire et surtout, vous aurez une meilleure compréhension des enjeux présents et futurs. Ajoutez à cela la persévérance, l’innovation et l’action, vous aurez bien des atouts pour performer en affaires. Mais avant tout, commencez par la base : officialisez les 5 aspects clefs de votre entreprise, peu importe ses années d’existence.